De 18e editie van het Amsterdam Dance Event (ADE), ’s werelds meest toonaangevende conferentie en grootste showcase festival voor elektronische muziek, vindt deze week plaats. Nederland heeft niet alleen geweldige DJ’s als Tiësto, Armin van Buuren en Hardwell, maar ook een goed renderende bedrijfstak met ondernemingen als UDC, Mojo/Live Nation en ID&T. Daar valt veel te leren.
Knokken
De bedrijfstak moet hard knokken. De bezoekers stellen de hoogste eisen aan programmering, faciliteiten en bediening. Je komt niet meer weg met een plastic bekertje koffie. Dat moet tenminste een frappuccino zijn met verse bosbessenmuffins.
Het broodje kaas is uit. Sashimi, champagne en panini’s zijn de nieuwe norm. Modder na een regenbui? Uit den boze. En de artiesten worden steeds duurder, omdat we geen CD’s meer kopen, maar illegaal downloaden. Kortom, het is balanceren op het strakke koord om de eindjes aan elkaar te knopen.
Knap staaltje organiseren
Lowlands levert elk jaar een knap staaltje om 50.000 deelnemers drie dagen te verwennen. In amper twee weken tijd, en dat elk jaar weer sneller, wordt Lowlands opgebouwd. Snel op- en afbouwen bespaart geld. Lang van tevoren wordt alles gepland en doorgesproken met de meer dan 50 leveranciers. Er moeten honderden vrachtwagens over een smal weggetje het festivalterrein op.
De organisatoren Mojo en LOC7000 leggen vooraf nauwkeurig vast wie en hoe laat mag komen en waar de vracht op het festivalterrein moet worden afgeleverd. Daarvoor gebruiken ze GPS. Zo weet elke leverancier op de centimeter nauwkeurig waar hij moet zijn. Dat scheelt kostbaar improviseren op het laatste moment.
Collaborative design
De organisatoren ontwerpen hun feest vooraf tot in detail met moderne CAD-software, die is geïntegreerd met de ontwerpsoftware van toeleveranciers. Elke tent, podium of lichtplan wordt vervolgens helemaal ontleed en zo is bekend uit welke onderdelen de tent, het podium of de verlichting bestaat.
Leveranciers ontvangen een gedetailleerde planning en kunnen direct aan de slag. De projectadministratie is ook gekoppeld. Zo kan de organisatie meteen na afloop de facturen afhandelen en heeft men grip op het financiële resultaat.
De hele wereld over
Het dancefeest Sensation trekt zelfs de hele wereld over. Het organisatieprincipe is simpel: ‘travel light’. Zo min mogelijk meenemen, zo slim mogelijk locaal ‘sourcen’. Door het evenement tot in de kleinste details voor te bereiden kan de organisatie samenwerken met locale licht- en geluidspartners, beveiligingsbedrijven en podiabouwers. Organisatoren weten haarfijn wat hun kerncompetenties zijn en wat ze beter aan andere, specialisten, kunnen over laten.
Het is sex, drugs and rock’n’roll, maar, dan wel heel erg professioneel. Het motto: perfect preparation prevents poor performance… Eigenlijk zou ieder manager verplicht een keer per jaar moeten gaan kijken bij een van die evenementen.
Innovaties
De evenementensector biedt leerzame innovaties: artiestenmanagement, crowd management, steeds sneller op- en afbouwen, intensieve samenwerking met leveranciers, de perfecte planning die met alle partners wordt gedeeld, het gebruik van GPS, de communicatie op het festivalterrein en de ontwerpsoftware.
Inmiddels is er sprake van een ‘Dutch School’ in evenementenorganisatie en bieden hogescholen passende HBO-opleidingen aan voor de toekomstige evenementmanagers.
http://www.youtube.com/watch?v=UdqSNhxZ4uc
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>