Een grote overheidsinstelling in het noorden van het land nam inkopen erg serieus. Aan de hand van de beroemde Kraljic matrix was een inkoopportfolio samengesteld. Hierin waren de routinematige-, hefboom-, knelpunt- en strategische goederen keurig gerubriceerd. Het kwadrant voor routinematige goederen wordt ook wel het potloden, pennen en wc papier segment genoemd. Dit is niet altijd terecht, zo bleek. De inkoopafdeling besloot om wc papier in te kopen, op basis van de laagste prijs. De winnaar was een leverancier die wc-rollen leverde, zonder de beroemde afscheurrand. Zo op het eerste gezicht een prima deal, maar de gevolgen van deze aankoop werden al snel duidelijk. Toiletbezoekers scheurden enorme vellen papier af en binnen afzienbare tijd was de ene naar de andere verstopping een feit. De facilitaire dienst werd geconfronteerd met enorme kosten om alle wc’s weer te laten ontstoppen.
Welke les kan nu worden getrokken? Als je even kijkt om de Tender Electronic Daily (TED), dan kom je een aanbesteding van toiletpapier tegen van het Albeda Collega. Deze economisch meest voordelige aanbieding is opgebouwd uit alle in de aanbesteding genoemde producten en diensten waarbij de diverse “behuizingen” door de aanbieder worden geïnstalleerd en bedrijfsklaar gemaakt. De aanbieder heeft hiervoor een aanbieding op basis van ‘Total Cost of ownership” gedaan. De producten zijn dus functioneel aanbesteed in een aantal producten en productgroepen, waar de aanbestedende dienst een raamcontract voor heeft afgesloten met een leverancier. Bijvoorbeeld toiletrollen met enkele vellen, dubbele en driedubbele vellen, gekleurd toiletpapier, papieren handdoeken, linnen handdoeken etc. De klant (in dit geval een school met 70 locaties) kan zelf kiezen wat nodig is, binnen de afspraken die zijn gemaakt in het raamcontract. De leverancier kan een aantal varianten leveren en kijkt alleen naar de totale omzet, niet meer de omzet per product of productgroep. Selecteren op prijs en op basis van technische specificaties is dus een kostbare aanpak.
De les is dus: denk verder dan de toiletrol lang is…
Tags: Gastcolumns, inkoop, kraljic
