Www.inkopers-cafe.nl kopt deze week met ‘Inkoop uitbesteden? No way!’. Van zo’n discussie op het inkopers-voor-inkopers platform verwacht je eigenlijk niet zoveel. Wat denk je zelf als je aan de kalkoen vraagt wat we voor kerst eten…
Maar, Maarten Smits van Oyen geeft op Inkopers-cafe een genuanceerd beeld:
“Pak het professioneel aan. Allereerst is draagvlak nodig op directie-niveau. Is dat er, formeer dan een klein team met mensen die ook in het concept geloven, laat hen de interne situatie in kaart brengen. In de zin van: om welke budgetten gaat het, welke leveranciers, hoeveel zetten die om bij ons, hoe tevreden zijn we over hen, hebben we contracten met hen, hebben we die in kaart gebracht, wie beheert/managed die, hoe tevreden zijn we over de eigen interne processen, wat willen we zelf blijven doen en wat willen we door toeleveranciers laten doen, etc. Maar vooral ook is het van belang om de interne organisatie rijp en enthousiast te maken voor het idee van uitbesteding van inkoop. Pas daarna gaan we de externe markt in.
Let bij de selectie van leveranciers op kennis van zaken, ervaring en niet onbelangrijk, de klik met uw mensen. Bedenk ook hoe de prestaties van de uitbestedingspartij gemeten gaan worden, de KPI’s dus. Gericht op kwaliteit, kosten en tevredenheid. En, doe dat zo vroeg mogelijk.”
Tijdens het schrijven van ons boek over Inkoop had ik ook scherpe disucssies met mede-auteur Peter Streefkerk… wel of niet bespreken van dit onderwerp? Het zou wel eens gevoelig kunnen liggen bij de inkopers en aspirant inkopers. Gelukkig vonden we samen ook leerzame cases over inkoopuitbesteding en inkoopsamenwerking. Ons boek ‘Inkoop’ is overigens te bestellen bij Managementboek.
Wat is outsourcing van inkoop?
Bij zogenoemde procurement outsourcing worden inkoopmiddelen, inkoopmede-werkers en inkoopactiviteiten door middel van een contract structureel overgedragen aan een externe dienstverlener. Deze dienstverlener ontvangt hiervoor een financiële vergoeding gedurende een vooraf overeengekomen periode. Doelstellingen zijn doorgaans betere service, hogere kwaliteit en lagere integrale inkoopkosten.
Een belangrijke vraag bij outsourcing van inkoop is de scope van de uitbesteding: wat besteden we uit? Zijn dat bepaalde artikelgroepen en/of een bepaalde fase in het inkoopproces?
In het eerste geval, verticale uitbesteding op basis van de indeling van producten en diensten, draait het vooral om het verlagen van de inkoopkosten. Met name het uitbesteden van de inkoop van goederen of diensten met een min of meer standaard karakter zoals kantoorartikelen, catering, beveiliging en het inhuren van uitzendkrach-ten aan een gespecialiseerde derde partij kan veel besparingen opleveren.
Dat is een gevolg van schaalvoordelen die de dienstverlener weet te behalen door voor meerdere partijen in te kopen. Deze inkoopkracht resulteert in lagere prijzen en betere inkoopvoorwaarden. Bovendien wordt de uitbesteder zo een deel van het operationele en tactische inkoopproces uit handen genomen, waardoor inkoper zich kan focussen op meer strategische vraagstukken. Snelle toegang tot specialistische kennis en kunnen beschikken over voldoende capaciteit zijn de belangrijkste voordelen bij horizontaal uitbesteden op basis van de indeling van de drie fases in het inkoopproces. Hierbij valt te denken aan kennis over bijvoorbeeld e-procurement.
Aangezien uitbesteden op zich al een inkoopproces is, is er in feite sprake van ‘inkoop van de inkoop’. Uitbesteding van het tactische inkoopproces betekent dat organisaties er vaker voor kiezen om voor bepaalde inkooppakketten een gespecialiseerde derde in te schake-len, die ervoor zorgt dat voor zo’n inkooppakket een optimale ‘supply base’ wordt gecreëerd en onderhouden (contract management). Dit geldt voor facilitaire inkooppakketten, maar ook voor diverse primai-re inkooppakketten besteden organisaties het tactische inkoopproces uit.
Het resultaat dat die gespecialiseerde derde oplevert (in de zin van geselecteerde leveranciers, afgesloten contracten, vastgesteld assortiment, bedongen prijzen, enzovoort) zal met gebruikmaking van internet-technologie worden ontsloten voor medewerkers van de inkopende organisatie.
Ook het operationele inkoopproces, of een deel daarvan, kunnen organisaties outsourcen. Het operationele inkoopproces wordt altijd getriggerd door een operationele behoefte. Die behoefte is afkomstig uit een bepaalde behoefteplanning (voor primaire producten en diensten) of het is een ad hoc behoefte van een medewerker (voor facilitaire producten en diensten). Uitbesteding van het operationele inkoopproces kan ook betekenen dat organisaties de crediteurenadmi-nistratie uitbesteden. Dan zorgt een gespecialiseerde derde er voor dat, op basis van bestellingen en ontvangsten van de organisatie, de bijbehorende facturen worden afgewikkeld. Dit kan er tevens toe leiden dat ook de bijbehorende ICT-systemen van een gespecialiseerde derde worden gebruikt. Dit kan een ERP-systeem van de gespecialiseerde derde zijn (ERP-service), maar de gespecialiseerde derde kan ook het gebruik van een ordering catalog system aan de organisatie aanbieden (ordering catalog service). Op die wijze kunnen bestelaanvragen oor de organisatie worden afgewikkeld en heeft de gespecialiseerde derde alle informatie die zij nodig heeft, om fac-turen af te wikkelen. Net als bij elk inkoopproces moet ook bij outsourcing van het inkoopproces de juiste partner gezocht worden.
Inkoop / druk 1
Streefkerk, P.
Tags: inkoop, inkoper, uitbesteden
