Logistieke innovatie kan uit onverwachte hoek komen. Vorig jaar was ik een dagje te gast bij de opbouw van het driedaagse Lowlands Festival. Een knap staaltje logistiek om 50.000 deelnemers te verwennen! Logistiek ‘a-la-Mojo’ Lees verder.Logistieke innovatie kan uit onverwachte hoek komen. Vorig jaar was ik een dagje te gast bij de opbouw van het driedaagse Lowlands Festival door LOC7000 en Mojo. Er worden dit jaar meer dan 50.000 deelnemers verwacht. Een enthousiaste, maar wel stiekem en oudere en kritischere, deelnemer. Dus, geen koffie maar cappuccino, geen broodjes maar panini en vooral verwend worden met een perfecte programmering! Een deelnemer die ook ieder jaar iets meer wil betalen…
Mojo regelt de programmering van het festival en LOC 7000 doet de opbouw van het terrein. Mojo is aanwezig met twintig mensen, LOC7000 met vijftien mensen. De overige activiteiten zijn uitbesteed aan zestig leveranciers die circa drieduizend mensen leveren. Over virtuele supply chain-netwerken gesproken…
Logistiek heel complex! Het gaat om een enorme goederenstroom. De aanvoer van veel materieel; vijf grote tenten en een supertent, podia, licht en geluid, twee supermarkten, tweeduizend spoeltoiletten, zevenhonderd douches voor de camping, decorstukken, 120 mensen van radio en tv, 110 stroomgeneratoren, twintig taps voor bier en fris, dertig cateringpunten. Na afloop ligt er 450 ton vuilafvoer in opslagtanks. Daarnaast is er slaapgelegenheid voor het personeel en catering waarvan 3.500 medewerkers kunnen ontbijten, lunchen en dineren. Een beetje ISAF in de Flevopolder, maar dan zonder bermbommen.
In amper twee weken tijd, en dat elk jaar weer sneller, wordt alles opgebouwd en moet een stroom van duizend vrachtwagens worden geregeld. Snel op- en afbouwen spaart veel huur en investeringen in apparatuur. Een kleine logistieke ‘footprint’ dus. Dat vergt wel een perfecte planning! Drie mensen zijn een half jaar bezig met het voorbereiden van Lowlands. Lang van tevoren wordt alles gepland en doorgesproken met leveranciers.
Mojo legt vooraf nauwkeurig vast wie hoe laat mag komen en waar de vracht op het festivalterrein moet worden afgeleverd. Daarvoor gebruiken ze GPS. Het hele terrein is met GPS uitgemeten en ingedeeld in blokken, zogenoemde grids. Die grids zijn heilig. Zo weet elke leverancier op de centimeter nauwkeurig waar hij moet zijn. Dat scheelt een hoop last-minute geïmproviseer.
Vooraf wordt het festivalterrein in detail ingedeeld met CAD-software. Een tent wordt vervolgens helemaal ontleed en zo is bekend uit welke onderdelen uiteindelijk een volledige geoutilleerde tent bestaat: tent, podium, vloeren, licht- en geluidsplan.
Leveranciers ontvangen de planning uit het ICT-systeem van Mojo en krijgen er een overzicht bij van de benodigde materialen en levertijd en kunnen daarmee direct aan de slag. Een soort evenement-ERP. De projectadministratie is ook aan dit ICT-systeem gekoppeld. Zo kan Mojo meteen na afloop van het festival de facturen afhandelen en heeft men volledig grip op de financiën.
Mojo bouwt voor het driedaagse festival een stad van 55.000 inwoners (en even zoveel tentjes). Een knap staaltje evenementenlogistiek. De mensen bij Mojo hebben veel ervaring, die ze ook inzetten bij concerttours van Madonna en de Rolling Stones. Kernbegrip: logistieke ‘footprint’! Veel leerzame innovaties: snel op- en afbouwen, de slimme inzet van leveranciers, de perfecte planning die met iedereen wordt gedeeld, het gebruik van GPS, de communicatie op het festivalterrein en het evenement-ERP.
Het was een inspirerende dag. Seks, drugs en rock & roll en toch ook veel logistieke professionaliteit. Als je de kans krijgt, ga dan eens kijken in Biddinghuizen.
Bekijk ook het interview met festival directeur Eric van Eerdenburg op NU.nl.
Tags: concert, evenementenlogistiek, Leerzame voorbeelden, lowlands, mojo
5 Reacties
Alleen vraag ik me af waar blijft dat oer gevoel? Lowland begon ooit als een semi amateur gebeuren maar er is nu nauwelijks ruimte voor improvisatie en een beetje aanklooien…..
Heb ook regelmatig achter de schermen mogen vertoeven bij Lowlands, en was zeer onder de indruk van hoe e.e.a. opgezet is. Kunnen veel festivals nog een voorbeeld aan nemen, want het is lang niet altijd zo. En inderdaad Stage-co verdient ook alle lof!
Erg interessant vakgebied, logistiek bij grote evenementen, kijk maar eens naar de laatste shows van U2 in Amsterdam
Lees ook het verhaal van Lowlands partner Flashlight op:
http://www.flashlight.nl/leesmeer.aspx?id=1146
[...] wil die bouwers wel eens een dagje mee nemen naar de opbouw van Lowlands. Een knap staaltje logistiek om 50.000 deelnemers drie dagen te verwennen! In amper twee weken [...]
Whaaaaa, jammer dat je Stage-co vergeten bent.Dit Bedrijf werkt zich een slag in de rondte om alle torens en podia op tijd op te leveren.