Het Speer-project van Defensie is zijn identiteitscrisis te boven volgens IT Executive. Het ambitieniveau is flink naar beneden bijgesteld. Daarmee slaagt de krijgsmacht erin de complexiteit te reduceren. Het resultaat: de financiële administratie is op tijd en binnen budget opgeleverd. Lees het interview met generaal Solleveld verder op IT Executive.
Betalingsachterstanden
Dit is het eerste succes in het tot op heden moeizaam verlopen project. De implementatie van Finad leidde nog tot grote achterstanden bij de betalingskantoren. Finad is bij alle defensieonderdelen volledig ingevoerd en functioneert in technische zin zoals het zou moeten. In de beginperiode had het personeel dat met Finad werkt last van een aantal performanceproblemen (te lange responstijden van het ERP-systeem). De voorraad ‘te betalen facturen’ nam daardoor meer toe dan verwacht. Alle performanceproblemen zijn in juli 2008 opgelost. Door de strakke procesbewaking van het ERP-systeem (bijvoorbeeld onvolledige betaaldossiers kunnen niet meer leiden tot verwerving en/of betaling) bleef de werkvoorraad facturen toenemen. Onvolledige dossiers moesten alsnog worden gecompleteerd. Intussen is extra personeel ingehuurd om de werkvoorraad facturen snel te verminderen. De tijdelijke vertraging in de factuurverwerking was voorzien. Leveranciers zijn hierover vooraf geïnformeerd. Helaas kon niet worden voorkomen dat er bij leveranciers irritaties zijn ontstaan over de late betaling van facturen.
Digitaal bestuur meldt verder:
Kritische ondertoon
De Tweede Kamer probeert ook de risico’s van SPEER te beperken, door de eerdergenoemde halfjaarlijkse update te vragen over de vorderingen van het project. Sonneveld formuleert daarover voorzichtig: “Ik merk in de vraagstelling van de Kamer dat er een kritische ondertoon in zit. Terwijl dit project juist van belang is voor de optimalisering van het nieuwe besturingsmodel van Defensie. En dat is de verwerking van een oude wens van de Kamer. Ik zou dus willen dat de Kamer juist in dit perspectief met een nog meer positieve blik naar SPEER zou kijken.” Boomsma: “De Kamer heeft om dit project gevraagd, en vervolgens wil ze meer transparantie. De Kamer lijkt te zijn vergeten waarom we dit project uitvoeren.”
Heeft SPEER eigenlijk de projectadministratie op orde, wat bij veel ICT-projecten niet het geval is, zoals de Algemene Rekenkamer vaststelde in deel B van ‘Lessen uit ICT-projecten bij de overheid’? Sonneveld: “De projectadministratie is belangrijk voor het kennismanagement, maar het is natuurlijk niet waar het echt om gaat bij zo’n project. Waar het om gaat is dat je een eenduidige strategie hebt en weet wat wel en niet bij je project past. Die eenduidige strategie heb ik ontwikkeld, samen met deze twee heren. Planning en control zat bijvoorbeeld bij de bestuursafdeling. Daar waren problemen mee, dus dat moest bij SPEER worden ondergebracht. Ik heb die strategie verder uitgewerkt. En ik heb vastgesteld dat op het gebied van bezuinigingen heel weinig was bereikt.” SPEER moet een besparing van 1030 functies opleveren, en uiteindelijk een jaarlijkse financiële besparing van 80 miljoen euro. “De bezuinigingsdoelstellingen heb ik nieuw leven ingeblazen.”
Maar hoe zit het nou met die projectadministratie? “Dit project wordt geadministreerd volgens de richtlijnen. Ik heb geen aanwijzingen dat het niet op orde is”, antwoordt Sonneveld kort. Gaat SPEER voor nog meer commotie in de Kamer zorgen, of wordt het een succesvol ICT-project? Sonneveld: “Het is een ingewikkeld en complex project, we hebben nu de eerste mijlpaal achter ons: de oplevering van de eerste module. Die is succesvol verlopen. Maar we kunnen pas spreken van een succesvol programma als het geheel is uitgerold.”
Er wordt binnen SPEER al wel voorzichtig gekeken naar mogelijk nieuwe projecten om de Defensieorganisatie te verbeteren. “We gaan nu kijken naar de invoering van sturing op basis van kosten binnen Defensie. Ons in militair handelen afvragen: is dit de handigste manier om bij Defensie met financiën om te gaan? Het is natuurlijk niet de bedoeling dat in de toekomst een militair besluit om niet te schieten, omdat dat te veel munitie kost. Maar het kan bijvoorbeeld wel betekenen dat je stopt met steeds nieuwe reserveonderdelen te kopen voor een oud militair voertuig. De besluiten daartoe worden nu nog door een persoon genomen, maar we onderzoeken of we dat ook ondersteund via een systeem kunnen laten verlopen, waarbij de kosten die met de keuze verband houden inzichtelijk worden gemaakt. Een systeem dat het mogelijk maakt om te berekenen dat het financieel aantrekkelijker is om een nieuw voertuig te kopen, in plaats van weer een oud onderdeel aan te schaffen. Zo kunnen we de exploitatiekosten omlaag brengen.” Frank: “Het is een discussie die overheidsbreed wordt gevoerd. Bij Defensie, waar op logistiek en materieel gebied zo veel speelt, valt op dat vlak zeker winst te behalen.”
Tags: Checklisten, defensie, ERP, Leerzame voorbeelden, SAP
