Laat planners gewoon plannen

Tijdens de conferentie van Dinalog 4C4more was een van de thema’s ‘de rol van de planners’. Jan Fransoo presenteerde de laatste wetenschappelijke inzichten: planners komen niet toe aan plannen want ze zijn de helft van de dag bezig met het doorgeven van informatie aan anderen. Wat moet er anders?

Onvoorspelbaarheid in processen is een grote ‘margekiller’. Wat is de oorzaak van de onvoorspelbaarheid in jouw organisatie? En, hoe kunnen planners de voorspelbaarheid verbeteren? Dan weet je tijdig, welke flexibiliteit de organisatie daadwerkelijk nodig heeft, op welk moment, en welke maatregelen onder aan de streep resultaat opleveren. De planners zouden het eigenlijk moeten weten.

Walther Ploos van Amstel schrijft erover op Logistiek.nl:

Onderzoek: geen tijd voor plannen

Onderzoek van de Rijks universiteit Groningen laat zien dat planners twee tot vier uur per dag bezig zijn met het doorgeven van informatie aan collega’s, klanten, dienstleveranciers en leveranciers. De hele dag gaat hun telefoon en loopt hun inbox vol. Er is geen rust en er is geen tijd voor plannen.

Complexiteit

De vraagstukken waarover de planner zich moet buigen, worden steeds complexer. De informatie is meestal incompleet. De doelstellingen van de beslissingen zijn voor meerdere interpretaties vatbaar. Van een volmaakt rationele beslissing, ondersteund met mooie systemen zoals Oracle en SAP, is in de praktijk geen sprake. Met vele spreadsheets, post-its, mails en telefoontjes jongleert de planner met vele ballen. Het resultaat is dat de onvoorspelbaarheid niet verdwijnt.

Wat moet anders: plan de planner

Zorg eerst voor rust op de plannersvloer. Hoe deelt de planner zijn tijd in? Waarom niet de eerste twee uur van de dag geen mail en telefoon beantwoorden, maar geconcentreerd aan de planning werken?

De planner krijgt te maken met veel interventies via de mail, tot wel honderden per dag. Als je die een voor een beantwoordt met het idee ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’, dan is het dweilen met de kraan open. Is er een slimmigheid te bedenken in het voorsorteren van die interventies?

Informatie combineren

De informatie uit traditionele informatiesystemen is niet voldoende, die moet worden gecombineerd met informatie uit andere systemen en worden gefilterd en verrijkt om het nemen van de beslissing te ondersteunen. En aangezien iedere planner anders beslist, moet informatie individueel worden gepresenteerd. Het modewoord is ‘situational awareness’, in gewone mensentaal: omgevingsbewustzijn. Dit houdt in dat elke medewerker informatie nodig heeft om zijn of haar situatie beter te kunnen beoordelen en dus beter te kunnen beslissen.

Plannen moet je leren

Planners moeten ook steeds beter gaan beslissen. Dat moet je leren. Niet uit saaie boekjes en ook niet in een jaarlijks functioneringsgesprek waarin het over die ene keer gaat dat het niet goed ging, maar direct. Moderne systemen bieden mogelijkheden voor directe feedback en daarmee mogelijkheden voor leren.

Hoe goed was jouw laatste beslissing? Hoe goed is de beslissing die je nu op het punt staat te nemen en hoe had je een nog betere beslissing kunnen nemen? De systemen kunnen het je vertellen. Net als bij een computerspel. Je gaat dood of je gaat naar een volgend level. Wordt ‘train as you fight‘ de nieuwe norm?

Planners komen niet toe aan plannen. Dat leidt niet tot een grotere voorspelbaarheid van de logistieke prestaties in ketens en staat de noodzakelijke samenwerking bij 4C4more in de weg. Een stevige aanpak is nodig om de planners weer te laten plannen!

Hoe gaat het in jouw bedrijf? Heeft jouw planner tijd om te plannen? Tips om planners te laten plannen zijn van harte welkom op Logistiek.nl.

1 thought on “Laat planners gewoon plannen”

Bert Wolters 4 jaar ago

In hoeverre is een ‘voorlezer’ haalbaar: iemand die de planner afschermt en alle inkomende mails en telefoontjes controleert op volledigheid, urgentie, e.d.? Deze persoon kan de mails rubriceren op bijv. vertraging, ander aflever- of laadlocatie, e.d. en dan pas naar de planner doorsluizen.
Je kunt ook denken aan voorgevormde mails met vaste rubrieken als: laadadres, laaddatum, laadtijdstip, lading, enz. Verzenders van mails geven aan wat er gewijzigd is, wat in een kleurmelding in de mailbox binnenkomst (vertraging laden rood, ander laadadres blauw, enz.) De planner ziet dan in één oogopslag welk type probleem wordt aangekaart. Wellicht is het ook mogelijk om urgentie aan te geven (een probleem voor volgende week is minder acuut dan het probleem over een uur.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *